كيف تحدد درجة أهمية وأولوية المشاريع والمهام في منظمتك؟

من يملك أهم مشروع في منظمتك في السنة القادمة؟

تـُجهز العديد من المنظمات في نهاية السنة الخطة التشغيلية للسنة القادمة. بحيث تضع كل إدارة المهام والمشاريع التي ستنفذها خلال السنة مع التكلفة المالية والبشرية المتوقعة، وكذلك المدة الزمنية لكل مهمة أو مشروع. كذلك، يُفترض من كل إدارة أن تحدد أهمية كل مشروع بالنسبة لها وللمنظمة ودرجة أولويته.

هذه المادة ستساعد بإذن الله تعالى الإدارات والأقسام المختلفة في المنظمة في تحديد أهمية وأولوية المشاريع والمهام التي ستنفذها خلال السنة.

أولويات المنظمة:

أظن بأن البداية يجب أن تكون من "أولويات المنظمة" خلال السنة القادمة. حيث يجب على الإدارة العليا للمنظمة تحديد بدقة عدد من المتطلبات المهمة التي يجب تحقيقها خلال السنة ولا تقبل التنازل عنها. ويمكن أن تسمى هذه المتطلبات بـ "احتياجات العمل الملحة" بحيث يتراوح عدد هذه الاحتياجات ما بين ثلاثة إلى خمسة احتياجات. وذلك ليتمكن جميع العاملين في المنظمة من استيعابها واستحضارها طيلة السنة. ويجب أن تكون هذه الاحتياجات الملحة تخدم الأهداف التشغيلية والخطة الاستراتيجية للمنظمة.

بعد تحديد احتياجات العمل الملحة، يجب على كل إدارة أن تحدد ما هو دورها في إنجاز هذه الاحتياجات بشكل تفصيلي، ثم تقوم كل إدارة من جانبها بتعريف كل عضو فيها بدوره في تحقيق الجزء الخاص بإدارته من هذه الاحتياجات. وهذا سيساعد بدوره في تقويم أداء أعضاء الإدارات المختلفة ومعرفة مدى إنجازهم ومساهمتهم في تحقيق نجاحات المنظمة

ما هي الطرق المتبعة في تحديد أولويات المشاريع والمهام؟

قبل ذكر الطرق المتبعة في تحديد أولويات المشاريع والمهام أحب أن أنبه لأهمية تطبيق مبدأ باريتو (20/80) في أي طريقة ستتبعها المنظمة لتحديد الأولويات والأهمية. أي أن المشاريع والمهام ذات أعلى درجة أهمية يجب ألا تتجاوز 20% من مجموع المهام والمشاريع. كذلك يجب أن تكون الأعمال والمشاريع متوافقة مع أهداف واستراتيجيات المنظمة. أي أن أي عمل لا يخدم هدفاً من أهداف المنظمة، فيجب استبعاده مباشرة.

والآن سأستعرض معكم ما خلصت إليه من خلال بحثي في هذا الموضوع عن الطرق المتبعة  في تحديد أولويات المشاريع والمهام:

1. مربع ستيفن كوفي لإدارة الأولويات، والذي يعتمد على تحديد درجة الأهمية، ودرجة الإلحاح:

المربع الأول: مهم وعاجل	المربع الثاني: مهم وغير عاجل
المربع الثالث: غير مهم وعاجل	المربع الرابع: غير مهم وغير عاجل

أغلب المهام يجب أن تكون في المربع الثاني.

2. طريقة أ ب ج، وهي تصنيف المهام إلى ثلاث فئات:

أ: حيوي، وهي الأعمال الحيوية التي لا تستغني عنها المنظمة بأي حال من الأحوال.

ب: مهم، وهي الأعمال المهمة التي تحتاجها المنظمة ولكن ليست بنفس الدرجة السابقة.

ج: عادي، وهي الأعمال العادية التي لا تندرج تحت ما سبق.

3. طريقة مقارنة العائد المتوقع بالوقت المستغرق، وهنا نقسم الأعمال إلى أربعة أقسام كما يلي:

أعمال تستغرق وقت قصير وتنتج عوائد ومكاسب عالية هذه الأعمال ستأخذ أعلى أهمية	أعمال تستغرق وقت قصير وتنتج عوائد ومكاسب منخفضة هذه الأعمال ستفيدنا في تكثير عدد المشاريع
أعمال تستغرق وقت طويل وتنتج عوائد ومكاسب عالية هذه الأعمال ستفيدنا في زيادة كمية المكاسب	أعمال تستغرق وقت طويل وتنتج عوائد ومكاسب منخفضة هذه الأعمال ستأخذ أدنى أهمية

4. الطريقة الرابعة المتبعة في تحديد أولويات المشاريع والمهام، هي طريقة المقارنة الثنائية بين الأعمال، وأرى بأنها أسهل وأفضل طريقة من الطرق السابقة ولكنها طويلة نوعا ما، بحسب عدد الأعمال التي لدى كل إدارة.

وطريقتها أن تفاضل بين الأعمال بطريقة ثنائية، ثم تعطي درجة واحدة للعمل الأولى عندك من بينهما، ثم بعد الانتهاء من المفاضلة بين جميع الأعمال، تبدأ بالعمل ذي الدرجات العالية، ثم الذي يليه، وهكذا.

والمثال التالي سيوضح الفكرة: لنفترض بأن لدينا قائمة من أربعة أعمال هي:

1) العمل أ

2) العمل ب 

3) العمل ج

4) العمل د

 نبدأ بالعمل أ ونقارنه بالأعمال الثلاثة التي تحته من ناحية الأولوية. أي أن نسأل أنفسنا، أيهما أولى أن نقوم به: العمل أ أو العمل ب؟ ثم نعطي درجة واحدة للعمل الذي يقع عليه الاختيار. ثم نسأل أيهما أولى أن نقوم به العمل أ أو العمل ج؟ ثم نعطي درجة واحدة للعمل الذي يقع عليه الاختيار. ثم نسأل أيهما أولى أن نقوم به العمل أ أو العمل د؟ ثم نعطي درجة واحدة للعمل الذي يقع عليه الاختيار.

ثم نأخذ العمل ب، ونقارنه بالأعمال التي تحته، وبنفس الطريقة السابقة، وهكذا. وبعد ذلك نجمع النقاط ونعطي الأولوية لصاحب أعلى نقاط، ونبدأ بتنفيذه.

الخاتمة

هذه أهم النقاط والطرق التي وجدتها في هذا المجال، وقد تكون لديكم طرق أخرى، وأرجو أن تشاركوني بها أيها القراء الكرام.

---------